সেটআপ থেকে দৈনিক ব্যবহার — নির্দেশনা এক জায়গায়
অ্যাকাউন্ট সেটআপ, শিক্ষার্থী ও ক্লাস এন্ট্রি, হাজিরা নেওয়া, ফি এন্ট্রি, ফলাফল প্রকাশ এবং সাপোর্টে যোগাযোগ — প্রতিটি ধাপের নির্দেশনা।
এই হেল্প সেন্টারে শুধু সেই কাজগুলোর নির্দেশনা দেওয়া আছে যেগুলো SchoolZee-তে সত্যিই আছে — কোনো কল্পিত ফিচার বা প্রক্রিয়া নয়। প্রতিটি অংশ ছোট ধাপে সাজানো, যাতে ধাপে ধাপে অনুসরণ করা যায়।
শুরু করার আগে জেনে নিন
SchoolZee মোবাইল-ফার্স্ট, তাই দৈনন্দিন কাজ শুধু স্মার্টফোন দিয়েই চালানো যায়; পেইড প্ল্যানে ডেস্কটপ অ্যাক্সেসও যুক্ত হয়। প্ল্যাটফর্মটি সম্পূর্ণভাবে বাংলা ও ইংরেজিতে ব্যবহারযোগ্য, আর একটি সাধারণ রোল-ভিত্তিক অ্যাক্সেস ব্যবস্থা থাকায় কে কী দেখবেন তা প্রশাসক নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন।
- ১৫ জন শিক্ষার্থী পর্যন্ত প্রতিষ্ঠান মোবাইল অ্যাপ আজীবন ফ্রি ব্যবহার করতে পারে — কোনো ট্রায়াল মেয়াদ ছাড়াই।
- স্কুল, কলেজ, মাদ্রাসা, কোচিং সেন্টার ও টিউশন ব্যাচ — সব ধরনের প্রতিষ্ঠানের জন্য ব্যবহারযোগ্য।
- সেটআপে সহায়তা প্রয়োজন হলে প্রিমিয়াম ও তার উপরের প্ল্যানে টিমের সম্পূর্ণ সহযোগিতা পাওয়া যায়।
১. অ্যাকাউন্ট সেটআপ
শুরু করার প্রথম ধাপ হলো প্রতিষ্ঠানের অ্যাকাউন্ট তৈরি করা এবং প্রতিষ্ঠানের মূল তথ্য (নাম, ক্লাস কাঠামো) সিস্টেমে যোগ করা। এই ভিত্তিটিই পরের সব কাজে ব্যবহার হয়, তাই শুরুতে একবার ঠিকভাবে সেট করা সময় বাঁচায়।
এরপর কে কোন ভূমিকায় কাজ করবেন তা ঠিক করে প্রত্যেকের জন্য রোল ও অনুমতি নির্ধারণ করা হয়। শেয়ার করা পাসওয়ার্ডের বদলে প্রত্যেকের আলাদা অ্যাকাউন্ট থাকলে অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ কার্যকর থাকে।
- প্রতিষ্ঠানের নাম ও ক্লাস কাঠামো আগে থেকে গুছিয়ে রাখলে সেটআপ দ্রুত হয়।
- প্রতিটি স্টাফের জন্য আলাদা অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন।
- রোল ও অনুমতি শুরুতেই ঠিক করুন — পরে বদলানোও সম্ভব।
২. শিক্ষার্থী ও ক্লাস এন্ট্রি
শিক্ষার্থী যোগ করার আগে ক্লাস ও সেকশন তৈরি করে নেওয়া ভালো, কারণ শিক্ষার্থীকে সরাসরি ক্লাসে বসানো হয়। এতে তালিকা স্বয়ংক্রিয়ভাবে সাজানো থাকে এবং হাজিরা বা ফলাফলের সময় আলাদা করে সাজাতে হয় না।
প্রতিটি শিক্ষার্থীর প্রোফাইলে অভিভাবকের যোগাযোগের তথ্য যোগ করা জরুরি — হাজিরা, ফলাফল ও ফি সংক্রান্ত নোটিফিকেশন এই তথ্যের উপরই নির্ভর করে। ক্লাস বা সেকশন পরে পরিবর্তন হলে তা সরাসরি প্রোফাইলে হালনাগাদ করা যায়, আর রিপোর্টিংয়ের জন্য পুরনো হিস্ট্রি সংরক্ষিত থাকে।
- আগে ক্লাস ও সেকশন, পরে শিক্ষার্থী — এই ক্রমটাই সুবিধাজনক।
- প্রতিটি শিক্ষার্থীর সাথে অভিভাবকের যোগাযোগ যোগ করুন।
- অভিভাবক ও জরুরি যোগাযোগের তথ্য প্রোফাইলে আপডেট রাখুন।
৩. হাজিরা নেওয়া
হাজিরা নেওয়া অ্যাপের সবচেয়ে দৈনন্দিন কাজ। ক্লাস ও সেকশন অনুযায়ী হাজিরার স্ক্রিনে ঢুকে উপস্থিত শিক্ষার্থীদের চিহ্নিত করা হয়; বাকিরা অনুপস্থিত হিসেবে ধরা হয়। হাজিরার ডেটা সরাসরি সিস্টেমে জমা হয়, তাই আলাদা করে জমা দেওয়ার প্রয়োজন হয় না।
প্রতিষ্ঠান চাইলে অনুপস্থিত শিক্ষার্থীর অভিভাবকের কাছে স্বয়ংক্রিয় SMS বা অ্যাপ নোটিফিকেশন পাঠানো যায় — SMS হওয়ায় অভিভাবকের ইন্টারনেট সংযোগ না থাকলেও অ্যালার্ট পৌঁছে যায়। দৈনিক, মাসিক বা কাস্টম তারিখ রেঞ্জের রিপোর্ট থেকে ক্লাসভিত্তিক উপস্থিতির ধারা দেখা যায়, আর শিক্ষক ও স্টাফের হাজিরা আলাদা মডিউলে সংরক্ষিত থাকে।
- হাজিরা নিতে অ্যাপে ইন্টারনেট সংযোগ প্রয়োজন; অভিভাবকের নোটিফিকেশন SMS হিসেবেও যায়।
- মাসিক রিপোর্ট নিয়মিত দেখলে দীর্ঘ অনুপস্থিতির ধারা আগেই ধরা পড়ে।
- শিক্ষক ও স্টাফের হাজিরা আলাদা মডিউলে থাকে, তাই হিসাব মিশে যায় না।
৪. ফি এন্ট্রি ও সংগ্রহ
ফি সংক্রান্ত কাজ দুটি ভাগে হয় — অভিভাবকের পেমেন্ট এবং প্রতিষ্ঠানের রেকর্ড। SchoolZee-তে অভিভাবক bKash, Nagad, Rocket, ব্যাংক ট্রান্সফার বা কার্ডের মাধ্যমে ফি পরিশোধ করতে পারেন, আর প্রতিটি পেমেন্টের জন্য স্বয়ংক্রিয় ডিজিটাল রশিদ ও ইনভয়েস তৈরি হয়।
বকেয়ার চিত্র ফি ড্যাশবোর্ডে দেখা যায় — শিক্ষার্থী, ক্লাস বা তারিখ অনুযায়ী ফিল্টার করে। অপরিশোধিত বকেয়ার জন্য স্বয়ংক্রিয় রিমাইন্ডার পাঠানো যায়, আর প্রতিটি লেনদেন সংশ্লিষ্ট শিক্ষার্থীর প্রোফাইলে সংরক্ষিত থাকে।
- ফি এন্ট্রির সময় শিক্ষার্থী সঠিকভাবে নির্বাচন করুন, যাতে হিস্ট্রি মিলে যায়।
- মাসে অন্তত একবার বকেয়ার তালিকা দেখে ফলো-আপ করুন।
- প্রতিটি পেমেন্টের রশিদ ও ইনভয়েস ডিজিটালভাবে সংরক্ষিত থাকে।
৫. ফলাফল প্রকাশ
পরীক্ষার নম্বর এন্ট্রি করার পর SchoolZee প্রতিষ্ঠানের গ্রেডিং নিয়ম অনুযায়ী স্বয়ংক্রিয়ভাবে গ্রেড হিসাব করে এবং রেজাল্ট কার্ড তৈরি করে — হাতে হিসাব করার ধাপ বাদ দিয়ে। ফলাফল প্রকাশের আগে সারসংক্ষেপ দেখে নেওয়ার সুযোগ থাকে।
ফলাফল প্রকাশের পর অভিভাবক প্যারেন্ট অ্যাপে রিয়েল-টাইমে তা দেখতে পারেন এবং নোটিফিকেশন পান; প্রতিষ্ঠান চাইলে কার্ড প্রিন্ট করে নিজের রেকর্ডও রাখতে পারে। এক্সাম রুটিন ক্লাস রুটিনের জন্য ব্যবহৃত একই ড্যাশবোর্ড থেকে পরিকল্পনা ও প্রকাশ করা যায়।
- প্রকাশের আগে নম্বর ও গ্রেডিং নিয়ম একবার যাচাই করে নিন।
- একই পরীক্ষার সব বিষয়ের এন্ট্রি সম্পূর্ণ হলে প্রকাশ করা ভালো।
- প্রকাশিত ফলাফল অভিভাবকের প্যারেন্ট অ্যাপে সাথে সাথে দেখা যায়।
৬. সাপোর্টে যোগাযোগ
ব্যবহার-সংক্রান্ত প্রশ্ন, সেটআপে সহায়তা বা কারিগরি সমস্যা — যেকোনো বিষয়ে SchoolZee টিমের সাথে যোগাযোগ করা যায়। দ্রুততম পথ হলো যোগাযোগ পেজের মাধ্যমে লেখা, অথবা অফিসিয়াল WhatsApp নম্বর ও ইমেইলে মেসেজ পাঠানো।
প্রতিষ্ঠান সেটআপে সহায়তা প্রয়োজন হলে প্রিমিয়াম ও তার উপরের প্ল্যানের কাস্টমাররা টিমের সম্পূর্ণ সহায়তা পান — ডেটা ইমপোর্ট, কনফিগারেশন ও অনবোর্ডিংসহ। ডেমো রিকোয়েস্ট করলে আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনের কথা সরাসরি আলোচনা করা যায়।
- সাধারণ যোগাযোগ ও কারিগরি সহায়তা — যোগাযোগ পেজ।
- প্রতিষ্ঠানের জন্য সেটআপ আলোচনা — ডেমো রিকোয়েস্ট।
- সচরাচর প্রশ্নের দ্রুত উত্তর — সাধারণ প্রশ্নোত্তর পেজ।
হেল্প সেন্টার নিয়ে প্রশ্নোত্তর
শুরু করতে কি কারিগরি জ্ঞান দরকার?
SchoolZee-এর ইন্টারফেস সহজ রাখার জন্য ডিজাইন করা, তাই সাধারণ স্মার্টফোন ব্যবহারকারীই সিস্টেমটি ব্যবহার করতে পারেন। লক্ষ্যই হলো প্রতিষ্ঠান পরিচালনাকে অপ্রয়োজনীয় কারিগরি জটিলতা থেকে মুক্ত রাখা।
অ্যাপ ব্যবহার করতে কম্পিউটার লাগবে?
না। মোবাইল প্ল্যানে শুধু স্মার্টফোন দিয়েই প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনীয় ব্যবস্থাপনা কাজ চালানো যায়। ডেস্কটপ পছন্দ হলে পেইড প্ল্যানে মোবাইল ও ডেস্কটপ দুটোই পাওয়া যায়।
বাংলা ভাষায় অ্যাপটি ব্যবহার করা যায়?
হ্যাঁ। প্ল্যাটফর্মটি সম্পূর্ণভাবে বাংলা ও ইংরেজি দুটোতেই ব্যবহারযোগ্য, তাই স্টাফ যে ভাষায় স্বচ্ছন্দ সেই ভাষায় কাজ করতে পারেন।
শিক্ষার্থীর হাজিরা নেওয়ার সময় ইন্টারনেট না থাকলে কী হবে?
অ্যাপে হাজিরা নেওয়া ও তা সিস্টেমে সংরক্ষণের জন্য ইন্টারনেট সংযোগ প্রয়োজন, তাই হাজিরা নেওয়ার আগে সংযোগ থাকা নিশ্চিত করা ভালো। তবে অভিভাবকের ক্ষেত্রে নোটিফিকেশন SMS হিসেবেও পাঠানো যায়, ফলে ইন্টারনেট ছাড়াও অ্যালার্ট পৌঁছায়।
ডেটা কে দেখতে পারবেন তা নিয়ন্ত্রণ করা যায়?
হ্যাঁ। রোল ও পারমিশন নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে প্রশাসকরা ঠিক করতে পারেন প্রতিটি শিক্ষক, হিসাবরক্ষক বা স্টাফ SchoolZee-তে কী দেখতে ও এডিট করতে পারবেন, যাতে স্পর্শকাতর তথ্য সঠিক ব্যবহারকারীদের মধ্যে সীমাবদ্ধ থাকে।
সহায়তা চাইলে কোথায় যোগাযোগ করব?
যোগাযোগ পেজের মাধ্যমে SchoolZee টিমের সাথে যোগাযোগ করা যায় — অফিসিয়াল WhatsApp নম্বর ও ইমেইলসহ। সেটআপ বা বড় প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনে ডেমো রিকোয়েস্ট করলে প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজন অনুযায়ী আলোচনা করা হয়।
নির্দেশনা খুঁজে পাননি?
সন্দেহ হলে সরাসরি জিজ্ঞেস করাই সবচেয়ে সহজ পথ। যোগাযোগ পেজের মাধ্যমে SchoolZee টিমের কাছে আপনার প্রশ্ন পাঠিয়ে দিন, অথবা ডেমো রিকোয়েস্ট করে প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজন নিয়ে আলোচনা করুন।