প্রতিষ্ঠান পরিচালনার প্রতিটি ফিচার, এক প্ল্যাটফর্মে

ফিচার ক্যাটাগরি: এক নজরে

নিচে প্রতিটি ক্যাটাগরি ধরে ধরে ব্যাখ্যা করা হয়েছে। যে কাজটি আপনার প্রতিষ্ঠানে সবচেয়ে বেশি সময় নেয়, সেখান থেকেই পড়া শুরু করতে পারেন।

• শিক্ষার্থী ব্যবস্থাপনা
• হাজিরা ব্যবস্থাপনা
• ফি ও বকেয়া ট্র্যাকিং
• পরীক্ষা ও ফলাফল ব্যবস্থাপনা
• ক্লাস রুটিন
• নোটিশ ও যোগাযোগ
• শিক্ষক ও স্টাফ ব্যবস্থাপনা
• বেতন ব্যবস্থাপনা
• রোল-ভিত্তিক পারমিশন
• বাংলা ও ইংরেজি ব্যবহারযোগ্যতা
• মোবাইল ও ডেস্কটপে উপলব্ধতা

শিক্ষার্থী ব্যবস্থাপনা

প্রতিষ্ঠানের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য হলো শিক্ষার্থীর তথ্য — এবং সেটিই সব কাজের ভিত্তি। শিক্ষার্থী ব্যবস্থাপনায় ভর্তি থেকে প্রোফাইল, শ্রেণি-সেকশন, রোল এবং অভিভাবকের যোগাযোগের তথ্য একটি সংগঠিত ডিজিটাল সিস্টেমে থাকে।

এর সরাসরি লাভ হলো সময়। কোনো শিক্ষার্থীর তথ্য দরকার হলে খাতা-ফাইল খোঁজার বদলে কয়েক সেকেন্ডে পাওয়া যায়, আর শ্রেণি বা সেকশন অনুযায়ী তালিকা তৈরি করাও সহজ হয়।

• ভর্তি তথ্য ও শিক্ষার্থীর প্রোফাইল
• শ্রেণি, সেকশন ও রোল অনুযায়ী সংগঠিত তালিকা
• অভিভাবকের নাম ও যোগাযোগের তথ্য
• শিক্ষার্থীর ব্যক্তিগত রেকর্ডে দ্রুত অনুসন্ধান
• শ্রেণিভিত্তিক বা প্রতিষ্ঠানভিত্তিক তালিকা প্রস্তুত করা

হাজিরা ব্যবস্থাপনা

হাজিরা হলো প্রতিষ্ঠানের সবচেয়ে নিয়মিত কাজ — প্রতিদিন, প্রতিটি শ্রেণিতে। ডিজিটাল হাজিরায় উপস্থিতি দ্রুত রেকর্ড হয় এবং সেকেন্ডেই রিপোর্ট পাওয়া যায়, তাই মাস শেষে হিসাব মেলানোর কাজ আর আলাদা করে করতে হয় না।

শিক্ষক ও স্টাফের হাজিরাও আলাদা মডিউল হিসেবে ট্র্যাক করা যায় — শিক্ষার্থীর হাজিরার সঙ্গে মিশে যায় না, এবং নিজস্ব রিপোর্ট ও হিস্টোরি থাকে।

• শ্রেণি ও সেকশনভিত্তিক দৈনিক উপস্থিতি
• শিক্ষক ও স্টাফের হাজিরা আলাদা মডিউলে
• উপস্থিত, অনুপস্থিত ও ছুটির হিসাব
• শিক্ষার্থীভিত্তিক উপস্থিতির ইতিহাস
• রিপোর্ট সাথে সাথে দেখা যায়

ফি ও বকেয়া ট্র্যাকিং

ফি সংগ্রহের কাজটি বছরের পর বছর চলে, তাই রেকর্ড গুছানো থাকা জরুরি। ফি ও বকেয়া ট্র্যাকিংয়ে কে কত জমা দিয়েছে, কোন তারিখে দিয়েছে এবং কত বাকি আছে — সব এক জায়গায় থাকে।

ডিজিটাল পেমেন্টের সুবিধাও এর সাথে যুক্ত — bKash, Nagad, Rocket এবং ব্যাংক কার্ডের মাধ্যমে পেমেন্ট নেওয়া যায়, ফলে জমা নেওয়ার রেকর্ড আর আলাদা করে লেখার প্রয়োজন কমে।

• শিক্ষার্থীভিত্তিক জমা ও পেমেন্টের রেকর্ড
• বকেয়ার তালিকা ও অনুসরণ
• পেমেন্টের তারিখ ও পরিমাণ সংরক্ষণ
• মাসভিত্তিক ও শ্রেণিভিত্তিক সংগ্রহের হিসাব
• ডিজিটাল পেমেন্ট — bKash, Nagad, Rocket ও ব্যাংক কার্ড

পরীক্ষা ও ফলাফল ব্যবস্থাপনা

পরীক্ষা ও ফলাফলের কাজ দুই ভাগে ভাগ করা যায় — পরীক্ষা সাজানো ও ফলাফল বের করা। নম্বর এন্ট্রি করার পর সিস্টেম স্বয়ংক্রিয়ভাবে গ্রেড হিসাব করে প্রফেশনাল রেজাল্ট কার্ড তৈরি করে, আর পরীক্ষার রুটিনও একই ড্যাশবোর্ড থেকে পরিকল্পনা ও প্রকাশ করা যায়।

এতে শিক্ষকের হাতে-লেখা টেবিল ও ক্যালকুলেটরের কাজ কমে, আর ফলাফল প্রকাশের সময়ও কমে আসে — যা অভিভাবকের কাছে প্রতিষ্ঠানের ভাবমূর্তিতেও প্রভাব ফেলে।

• পরীক্ষার নম্বর এন্ট্রি
• স্বয়ংক্রিয় গ্রেড হিসাব
• প্রফেশনাল রেজাল্ট কার্ড তৈরি
• পরীক্ষার রুটিন পরিকল্পনা ও প্রকাশ
• একাধিক পরীক্ষা ও শ্রেণির ফলাফল সংগঠিত রাখা

ক্লাস রুটিন

ক্লাস রুটিন একটি প্রতিষ্ঠানের সময়সূচির মূল কাঠামো — আর সবচেয়ে সাধারণ সমস্যা হলো শিক্ষক-ক্লাসের সময় সংঘর্ষ। ক্লাস ও রুটিন ব্যবস্থাপনা একাধিক ক্লাস, সেকশন ও বিষয়ের প্রতিষ্ঠানের জন্য তৈরি, যা এই সংঘর্ষ এড়িয়ে চলে।

রুটিন একবার ঠিক হলে সেটি শিক্ষক ও শিক্ষার্থীর কাছে একই রূপে থাকে, ফলে কে কখন কোথায় — এই প্রশ্নের উত্তর খুঁজতে সময় নষ্ট হয় না।

• একাধিক ক্লাস, সেকশন ও বিষয়ের রুটিন
• শিক্ষক-ক্লাস শিডিউল সংঘর্ষ এড়ানো
• রুটিন পরিবর্তন ও হালনাগাদ
• শিক্ষক ও শিক্ষার্থীর জন্য স্পষ্ট সময়সূচি

নোটিশ ও যোগাযোগ

প্রতিষ্ঠানের তথ্য পৌঁছাতে হবে চার পক্ষের কাছে — শিক্ষক, শিক্ষার্থী, অভিভাবক এবং প্রশাসন। SchoolZee-এর লক্ষ্য হলো ম্যানেজমেন্ট, শিক্ষক, শিক্ষার্থী এবং অভিভাবককে একটি সংযুক্ত যোগাযোগ ইকোসিস্টেমের মধ্যে আনা, যেখানে ইনবক্স চ্যাটসহ যোগাযোগ সুবিধা প্ল্যাটফর্মের অংশ।

প্যারেন্ট মোবাইল অ্যাপ এবং হাজিরা, ফলাফল, ফি বকেয়া ও নোটিশের জন্য স্বয়ংক্রিয় SMS/নোটিফিকেশনসহ অভিভাবকরা প্রতিষ্ঠানে না গিয়েও সংযুক্ত থাকতে পারেন — আর প্রতিষ্ঠানের দিক থেকে যোগাযোগের কাজটিও নিয়মিত হয়ে ওঠে।

• প্রতিষ্ঠানের নোটিশ ও ঘোষণা
• ইনবক্স চ্যাট — শিক্ষক, শিক্ষার্থী ও অভিভাবকের সাথে যোগাযোগ
• হাজিরা, ফলাফল ও ফি বকেয়ার স্বয়ংক্রিয় SMS/নোটিফিকেশন
• অভিভাবকের জন্য প্যারেন্ট অ্যাপ
• চার পক্ষের মধ্যে তথ্যের একটি নির্ভরযোগ্য পথ

শিক্ষক ও স্টাফ ব্যবস্থাপনা

শিক্ষক ও স্টাফের তথ্য এবং তাদের কাজের প্রবাহ আলাদা করে গুছিয়ে রাখা প্রয়োজন। শিক্ষক ও স্টাফ ব্যবস্থাপনায় প্রতিষ্ঠানের সব কর্মীর তথ্য এবং রোল অনুযায়ী কর্মপ্রবাহ একই সংযুক্ত প্ল্যাটফর্মের অংশ হয়ে যায়।

এর ফলে কে কোন শ্রেণিতে পড়ান, কে কোন বিষয়ে দায়িত্বে আছেন এবং কে কোন কাজ করতে পারবেন — এসব প্রশ্নের উত্তরও সিস্টেমের ভেতরেই থাকে, আলাদা রেজিস্টারের প্রয়োজন হয় না।

• শিক্ষক ও স্টাফের তথ্য ও প্রোফাইল
• রোল ও দায়িত্ব অনুযায়ী কর্মপ্রবাহ
• শিক্ষক ও স্টাফের হাজিরা আলাদা মডিউলে
• বিষয় ও শ্রেণিভিত্তিক দায়িত্ব নির্ধারণ

বেতন ব্যবস্থাপনা

বেতন-সংক্রান্ত হিসাব প্রতিষ্ঠানের আর্থিক ব্যবস্থাপনার অংশ — কিন্তু ফি সংগ্রহের হিসাব থেকে আলাদা। বেতন ব্যবস্থাপনা মডিউলে শিক্ষক ও স্টাফের বেতন রেকর্ড করা যায়, পেমেন্ট হিস্ট্রি ট্র্যাক করা যায় এবং অন্যান্য আর্থিক রেকর্ডের পাশাপাশি পেরোল পরিচালনা করা যায়।

• শিক্ষক ও স্টাফের বেতন রেকর্ড
• পেমেন্ট হিস্ট্রি ট্র্যাকিং
• পেরোল পরিচালনা
• অন্যান্য আর্থিক রেকর্ডের পাশাপাশি সংগঠিত হিসাব

রোল-ভিত্তিক পারমিশন

প্রতিষ্ঠানের সব তথ্য সবার দেখার মতো নয়। প্রতিটি শিক্ষক, হিসাবরক্ষক বা স্টাফ রোল SchoolZee-এর ভেতরে ঠিক কী দেখতে ও কী করতে পারবেন, তা অ্যাডমিনরা নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন — যাতে স্পর্শকাতর তথ্য সঠিক ব্যবহারকারীদের মধ্যে সীমাবদ্ধ থাকে।

নীতিটি সহজ: সঠিক ব্যবহারকারী → সঠিক তথ্য → সঠিক অ্যাক্সেস। একজন ম্যানেজমেন্ট ব্যবহারকারী, একজন শিক্ষক, একজন শিক্ষার্থী এবং একজন অভিভাবক একই তথ্য দেখা উচিত নয়।

• রোল অনুযায়ী অ্যাক্সেস নির্ধারণ
• পারমিশন নিয়ন্ত্রণ — কে কী করতে পারবেন
• স্পর্শকাতর তথ্য সংশ্লিষ্ট ব্যক্তির মধ্যে সীমাবদ্ধ
• বড় প্রতিষ্ঠানে দায়িত্ব ভাগ করে দেওয়া সহজ

বাংলা ও ইংরেজি ব্যবহারযোগ্যতা

ইন্টারফেসের ভাষা ব্যবহারকারীর হাতে থাকা উচিত। SchoolZee App বাংলা ও ইংরেজি দুই ভাষায় ব্যবহার করা যায়, ফলে প্রতিষ্ঠানের যিনি যে ভাষায় স্বচ্ছন্দ, তিনি সেই ভাষাতেই কাজ করতে পারেন।

এর ব্যবহারিক লাভ হলো প্রশিক্ষণের প্রয়োজন কমে যাওয়া। যে সিস্টেমের ভাষা ও শব্দ ব্যবহারকারীর পরিচিত, সেটি শেখাতে আলাদা করে ডকুমেন্ট পড়তে হয় না — অ্যাপটির লক্ষ্যই হলো প্রতিষ্ঠান ব্যবস্থাপনাকে অপ্রয়োজনীয় প্রযুক্তিগত জটিলতা থেকে মুক্ত রাখা।

• বাংলা ও ইংরেজি — দুই ভাষায় ইন্টারফেস
• প্রতিষ্ঠানের প্রচলিত শব্দ ব্যবহার
• প্রশিক্ষণের সময় কম লাগে
• পরিচিত ব্যক্তির জন্য সিস্টেম শেখা সহজ

মোবাইল ও ডেস্কটপে উপলব্ধতা

বাংলাদেশে দৈনন্দিন কাজ প্রায়ই মোবাইল থেকেই হয়, আর অফিসের ভারী কাজ ডেস্কটপে ভালো হয়। SchoolZee App দুই ক্ষেত্রেই উপলব্ধ — মোবাইল অ্যাপ ব্যবহার করে স্মার্টফোন দিয়েই প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনীয় ব্যবস্থাপনা কাজ পরিচালনা করা যায়, আর ডেস্কটপ অ্যাক্সেস থাকলে বাল্ক এন্ট্রি ও রিপোর্টের কাজ আরামদায়ক হয়।

• মোবাইল অ্যাপ — ফ্রি প্ল্যান থেকে শুরু
• ডেস্কটপ অ্যাক্সেস — পেইড প্ল্যানে মোবাইল অ্যাপের সাথে
• মোবাইল-ফার্স্ট অভিজ্ঞতা
• একই প্রতিষ্ঠান, একই তথ্য — যেকোনো ডিভাইস থেকে

ফ্রি/বেসিক বনাম প্রিমিয়াম: তুলনা

SchoolZee-এর প্রাইসিং শিক্ষার্থী সংখ্যার উপর নির্ভর করে — কোনো ব্যয়বহুল টিয়ারের পেছনে ফিচার লুকানো থাকে না। প্রতিটি পেইড প্ল্যানে একই সম্পূর্ণ ফিচার সেট থাকে: শিক্ষার্থী, শিক্ষক, হাজিরা, রুটিন, ফলাফল, ফি, যোগাযোগ, রোল-ভিত্তিক অ্যাক্সেস, ক্লাউড ডেটা ব্যবস্থাপনা এবং ব্যাকআপ।

• ফ্রি প্ল্যান (১৫ জন শিক্ষার্থী পর্যন্ত): মোবাইল অ্যাপ অ্যাক্সেস — শিক্ষার্থী ব্যবস্থাপনা, হাজিরা, রুটিন, ফলাফল, ফি, যোগাযোগ, রোল ও পারমিশন নিয়ন্ত্রণ, ক্লাউড তথ্য ব্যবস্থাপনা ও ব্যাকআপ
• প্রিমিয়াম প্ল্যান: মোবাইল অ্যাপ + ডেস্কটপ অ্যাক্সেস এবং শিক্ষক ও স্টাফ ব্যবস্থাপনা
• বড় প্রতিষ্ঠানের প্ল্যান: সম্পূর্ণ প্রতিষ্ঠান ব্যবস্থাপনা এবং প্রয়োজনে আনলিমিটেড শিক্ষার্থী ব্যবস্থাপনা
• প্রিমিয়াম ও তার উপরের প্ল্যানে প্রতিষ্ঠান সেটআপ, ডেটা ইমপোর্ট ও অনবোর্ডিং সহায়তা
• মূল্য শিক্ষার্থী সংখ্যা অনুযায়ী — ফ্রি থেকে শুরু করে ৳৯০০/মাস পর্যন্ত