সাবস্ক্রিপশন, বিলিং ও রিফান্ড পলিসি

১. এক নজরে সারসংক্ষেপ

ফ্রি প্রোডাক্ট দিয়ে শুরু করা যায়, পেমেন্ট ছাড়াই। পেইড প্ল্যান শুরু হলে বিলিং হয় শিক্ষার্থী-সংখ্যার ভিত্তিতে নির্ধারিত বিলিং সাইকেল অনুযায়ী, এবং প্রতিটি পেমেন্টের জন্য ইনভয়েস দেওয়া হয়।

বাতিল করতে চাইলে আগে জানালেই হয়, এবং সেবা পরবর্তী বিলিং সময় শেষ হওয়া পর্যন্ত চলে। রিফান্ড বা সমন্বয় হয় যাচাই করা ভুল চার্জ, ডুপ্লিকেট পেমেন্ট বা প্রতিষ্ঠানের কাছ থেকে যেটি গ্রহণযোগ্য নয় এমন সেবার ক্ষেত্রে — নিচের ধারা অনুযায়ী।

যে কোনো টাকার বিষয়ে বিভ্রান্তি থাকলে দেরি না করে যোগাযোগ করুন: info@schoolzee.net অথবা WhatsApp +880 18777 8240। আমরা হিসাব মিলিয়ে স্পষ্টভাবে উত্তর দিই।

২. ফ্রি দিয়ে শুরু

হাজিরা খাতা, বিদ্যা প্রিন্টার ও বেতন বই ফ্রি প্রোডাক্ট — এগুলো ব্যবহার করতে কোনো পেমেন্ট লাগে না। প্রতিষ্ঠানের পক্ষ থেকে কেউ ফ্রি প্রোডাক্ট ব্যবহার বাবদ কোনো টাকা চাইলে সেটি আমাদের অনুমোদিত নয়; অবিলম্বে আমাদের জানান।

SchoolZee App-এর ক্ষেত্রে ফ্রি শুরু এবং প্রথম মাস-সংক্রান্ত যে সুবিধা দেওয়া হয়, তা প্রাইসিং পেজে উল্লেখ করা থাকে। যেকোনো সময় সাম্প্রতিক সুবিধা ও শর্ত জানতে প্রাইসিং পেজ দেখুন বা যোগাযোগ করুন।

৩. বিলিং সাইকেল — কখন বিল আসে

বিলিং সাইকেল সাধারণত মাসিক হিসেবে শুরু হয়, তবে প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে আলোচনার মাধ্যমে অন্য সময়সীমা নির্ধারিতও হতে পারে (যেমন বার্ষিক)। প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে যে সাইকেলটি নির্ধারিত হয়েছে, সেটি চুক্তি বা প্রস্তাবে স্পষ্টভাবে লেখা থাকে।

বিলিং সময় শুরু হয় সেবা চালু হওয়ার সময় থেকে — সেটআপ সম্পন্ন হওয়া ও প্রতিষ্ঠানের অনুমোদিত ব্যবহারকারীর সিস্টেম ব্যবহার শুরু করার পর। সেটআপ হতে দেরি হলে সেটি বিলিং শুরুর তারিখে প্রভাব ফেলতে পারে; এ ধরনের বিস্তারিত প্রস্তাবে লেখা থাকে।

৪. ইনভয়েস ও রসিদ

প্রতিটি পেমেন্টের জন্য ইনভয়েস দেওয়া হয়, যাতে প্রতিষ্ঠানের হিসাব ও ভাউচারে রাখা যায়। ইনভয়েসে সাধারণত প্রতিষ্ঠানের নাম, প্ল্যান ও সময়কাল, শিক্ষার্থী-সংখ্যার ভিত্তি, পরিমাণ ও পরিশোধের অবস্থা উল্লেখ থাকে।

ইনভয়েসে প্রতিষ্ঠানের নাম, ঠিকানা বা TIN/BIN-সংক্রান্ত তথ্য ভুল থাকলে জানালে সংশোধন করে আবার দেওয়া হয়। প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনে ইনভয়েসের একটি অনুমোদিত কপি ইমেইলে পাঠানো হয়।

৫. শিক্ষার্থী-সংখ্যার হিসাব কীভাবে হয়

পেইড প্ল্যানে খরচ নির্ভর করে প্রতিষ্ঠানের শিক্ষার্থী-সংখ্যার উপর। তাই বিলিং সময় শেষে শিক্ষার্থী-সংখ্যা বাড়লে বা কমলে পরের সময়ের হিসাব সেই অনুযায়ী বদলায়। সংখ্যা বদলালে আমরা আগে জানাই, যাতে প্রতিষ্ঠান আগেই জানতে পারে পরের ইনভয়েসে কী আসবে।

শিক্ষার্থী-সংখ্যা কোথা থেকে ধরা হবে — সিস্টেমে সক্রিয় শিক্ষার্থীর তালিকা, নাকি প্রতিষ্ঠানের দেওয়া হালনাগাদ তালিকা — সেটি প্রস্তাব বা চুক্তিতে লেখা থাকে, যাতে পরে হিসাব নিয়ে দ্বিমত না হয়।

৬. আপগ্রেড, ডাউনগ্রেড ও শিক্ষার্থী-সংখ্যা পরিবর্তন

প্রতিষ্ঠান বড় হলে বা বাড়তি সুবিধা দরকার হলে আপগ্রেড করা যায়। ছোট হলে বা খরচ কমাতে চাইলে ডাউনগ্রেডও করা যায়। দুটোই প্রতিষ্ঠানের অনুরোধে করা হয়, নিজে থেকে নয়।

• আপগ্রেড সাধারণত পরবর্তী বিলিং সময় থেকে কার্যকর হয় (আগেই চাইলে ব্যতিক্রম হতে পারে, চুক্তি অনুযায়ী)।
• ডাউনগ্রেড পরবর্তী বিলিং সময় থেকে কার্যকর হয়, যাতে বর্তমান সময়ের সেবা অসম্পূর্ণভাবে না কাটে।
• শিক্ষার্থী-সংখ্যা বাড়লে ব্যবস্থাপনার কিছু সীমা (যেমন ব্যবহারকারী-সংখ্যা বা ফিচার) প্রভাবিত হতে পারে — সেটি আগেই জানানো হয়।
• ডাউনগ্রেডে কোনো ফিচার সীমিত হলে আগে জানানো হয়, যাতে প্রতিষ্ঠান নিজের কাজ সাজিয়ে নিতে পারে।

৭. বাতিল — কীভাবে হয়

বাতিল করা সহজ রাখা হয়েছে: চুক্তির শর্ত অনুযায়ী বিলিং সময় শেষ হওয়ার আগে আমাদের জানালেই হয়। বাতিলের জন্য জটিল ফর্ম বা ফোনে ঘণ্টার পর ঘণ্টা অপেক্ষা করতে হয় না।

বাতিলের অনুরোধ করার পর সেবা বর্তমান বিলিং সময়ের শেষ পর্যন্ত চালু থাকে, যাতে শিক্ষাবর্ষ বা মাসের কাজ মাঝপথে থেমে না যায়। প্রতিষ্ঠান চাইলে শেষ সময়ে তার তথ্য এক্সপোর্ট করে নিতে পারে — সেটি প্রতিষ্ঠানেরই তথ্য।

ফ্রি প্রোডাক্ট বাতিল বলতে কিছু নেই — ব্যবহার বন্ধ করলেই হয়, কোনো টাকা জড়িত না থাকায় কোনো নোটিশ বা অনুমোদনের প্রয়োজন নেই।

৮. রিফান্ড ও সমন্বয়ের নিয়ম

আমরা এমন অবস্থান নিই যা প্রতিষ্ঠানের জন্য যুক্তিসঙ্গত। নিচের ক্ষেত্রেগুলোতে রিফান্ড বা সমন্বয় প্রযোজ্য হয়।

• ভুল চার্জ: আমাদের ভুলে বেশি টাকা নেওয়া হলে যাচাই করে সম্পূর্ণ অংশ ফেরত দেওয়া বা পরের ইনভয়েসে সমন্বয় করা হয়।
• ডুপ্লিকেট পেমেন্ট: একই সময়ের জন্য দুইবার পেমেন্ট হলে একটি সম্পূর্ণ ফেরত দেওয়া হয়।
• সেবা বন্ধ থাকা: সেবা দীর্ঘ সময় ব্যবহারযোগ্য না থাকলে, যাচাই করে প্রভাবিত সময়ের হিসাব সমন্বয় করা হয়।
• অনুমোদন ছাড়া পেমেন্ট: যদি আমরা অনুমোদন না দেওয়া কোনো পেমেন্ট পেয়ে থাকি, সেটি যাচাই করে ফেরত দেওয়া হয়।
• অংশ-ব্যবহৃত সময়: সাধারণভাবে বাতিলের ক্ষেত্রে চলতি সময়ের ইতিমধ্যে ব্যবহৃত অংশ ফেরতযোগ্য নয়; তবে প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে আলোচনায় সন্তোষজনক সমাধান খোঁজা হয়।

৯. রিফান্ড কীভাবে এবং কত সময়ে দেওয়া হয়

রিফান্ড যাচাই হয়ে অনুমোদিত হলে, যে উপায়ে পেমেন্ট এসেছিল সেই উপায়েই ফেরত দেওয়ার চেষ্টা করা হয়। তবে ব্যাংক বা মোবাইল ফাইন্যান্সিয়াল সার্ভিসের নিজস্ব প্রক্রিয়া ও সময়ের উপর নির্ভর করে টাকা পৌঁছাতে কিছু সময় লাগে।

প্রতিষ্ঠানের চাইলে, রিফান্ডের বদলে পরের ইনভয়েসে সমন্বয় করা যায় — অনেক প্রতিষ্ঠানের জন্য এটি বেশি সুবিধাজনক, কারণ এতে ব্যাংক-প্রক্রিয়ার অপেক্ষা করতে হয় না।

রিফান্ডের অনুরোধ জানানোর সময় ইনভয়েস নম্বর, প্রতিষ্ঠানের নাম ও পেমেন্টের তারিখ বা ট্রানজেকশন রেফারেন্স দিলে যাচাই দ্রুত হয়।

১০. দাম পরিবর্তনের বিষয়ে

প্ল্যানের দাম সময়ের সঙ্গে বদলাতে পারে। তবে চলতি বিলিং সময়ের মাঝপথে হঠাৎ দাম বদলে প্রতিষ্ঠানকে অপ্রস্তুত করা কখনোই আমাদের নীতি নয়।

দাম বদলালে আমরা আগে জানাই এবং সম্ভব হলে পরবর্তী বিলিং সময় থেকে সেটি কার্যকর করি। প্রতিষ্ঠান নতুন দামে সম্মত না হলে বাতিলের সুযোগ থাকে — এবং সেটিও আগে জানানো হয়।

১১. প্রতিষ্ঠানের হিসাব ও অভ্যন্তরীণ অনুমোদন

প্রতিষ্ঠানের ক্রয়-প্রক্রিয়ায় প্রায়ই কমিটি, অনুমোদন বা বাজেটের ধাপ থাকে। আমরা সেই প্রক্রিয়াকে সম্মান করি এবং প্রয়োজনীয় কাগজপত্র — প্রস্তাব, ইনভয়েস, প্রয়োজনে সেবার বিবরণ — দিতে সহযোগিতা করি।

প্রতিষ্ঠান চাইলে অনুমোদনের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য (সেবার ধরন, সেটআপ ধাপ, যোগাযোগের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি) পরিষ্কারভাবে জানিয়ে দেওয়া হয়। টেন্ডার বা ডেমো-সংক্রান্ত প্রশ্নের জন্য যোগাযোগ করুন।

১২. চূড়ান্ত শর্ত ও যোগাযোগ

মনে রাখা দরকার: এই পেজ সাধারণ নীতি বোঝায়। প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে স্বাক্ষরিত চুক্তি বা অনুমোদিত কোটেশন থাকলে প্ল্যান, ফি, বিলিং সাইকেল, বাতিল ও রিফান্ড-সংক্রান্ত চূড়ান্ত শর্ত সেই চুক্তি বা কোটেশন অনুযায়ী নির্ধারিত হয়। কোনো বিষয়ে পার্থক্য থাকলে চুক্তির শর্তই প্রাধান্য পাবে।

হিসাব সংক্রান্ত যেকোনো প্রশ্নের জন্য যোগাযোগ করুন: ইমেইল info@schoolzee.net, WhatsApp +880 18777 8240। SchoolZee Tech Ltd., ঢাকা, বাংলাদেশ।